CASO ÉXITO
Cómo automatizar y optimizar los procesos administrativos con un PIMM
Con más de 1.500 facturas recibidas por mes, SYG necesitaba una forma eficiente de procesar toda la documentación que llegaba a su departamento de administración. Descubre cómo el PIMM de Ingeniería Informática Interactiva ha agilizado este proceso, ahorrando tiempo y evitando errores.
Sergi Cañizares
Proveedores Administración
95 trabajadores
Tarragona
PIMM
RETOS
Procesos de administración complejos, intensivos en tiempo y recursos
Antes de implantar el PIMM, la gestión documental de SYG se enfrentaba a diversos desafíos, empeorados durante el período de la pandemia, en el que la digitalización fue clave para la resiliencia de las empresas.
El proceso de recepción de 1.500 facturas mensuales se hacía de forma manual y era sumamente lento, ya que cada factura requería ser copiada y archivada físicamente. De esta manera, se consumían muchos recursos y los procesos estaban sujetos a errores humanos.
SOLUCIÓN
Gestión de facturas con un PIMM
Hace tres años que SYG decidió apostar por el PIMM de Ingeniería Informática Interactiva, y su gestión administrativa se ha transformado por completo.
El PIMM – Plataforma Inbox Mail Manager – es una herramienta que permite gestionar y tratar los documentos recibidos en sus cuentas de correo electrónico y dominios autorizados, de forma que ha sustituido en su departamento administrativo, la manipulación manual de las facturas y les ha ahorrado costes innecesarios.
SYG ha notado un incremento enorme de la agilidad y rapidez en sus procesos de recepción de facturas, ya que ahora no realizan copias ni archivan documentos físicos. Esto ha supuesto la eliminación de los errores humanos que podían surgir al llevar a cabo una gestión completamente manual, además de un ahorro de papel notable, que disminuye los gastos relacionados con administración y el impacto en el medio ambiente.
La ausencia de archivos físicos también ha liberado tiempo que ahora la empresa puede invertir en tareas que realmente aportan valor a SYG, como la gestión ágil de las facturas, la resolución de problemas, y el reclamo de impagos.
El PIMM ha agilizado enormemente nuestro proceso. Ya no hacemos copias ni archivamos documentos físicos. Ahora todo está en formato digital, lo que nos permite realizar tareas de manera más rápida y eficiente.
La implementación del PIMM fue fácil y se llevó a cabo en tiempo récord gracias a la formación y el soporte del equipo de Ingeniería Informática Interactiva, que garantizó una transición sin problemas. Asimismo, los proveedores de SYG también se beneficiaron: daptarse al PIMM fue sencillo para ellos, ya que no cambió su forma de enviar facturas, resultando en un coste de adopción prácticamente nulo.
En definitiva, el PIMM de III resultó clave para:
- Ahorrar tiempo y recursos gracias a la eliminación del archivo de facturas físico.
- Evitar errores humanos al eliminar los procesos manuales.
- Incrementar la productividad del personal de administración, que ahora pueden dedicarse a tareas que verdaderamente aportan valor a SYG.
- Brindar de flexibilidad a la empresa en tiempos de incertidumbre y crisis, gracias a la digitalización de facturas y documentos.
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