El éxito de una empresa instaladora no solo depende de contar con una cartera de clientes que fomente la entrada de nuevos proyectos. La realización de presupuestos de obra ganadores es el punto inicial a tener en cuenta. Estos presupuestos deben ser lo bastante atractivos para que puedan llegar a firmarse por el cliente. A su vez, deben ser rentables para la empresa instaladora y permitir que esta lleve a cabo su trabajo con la mejor calidad posible. Solo así se consigue fidelizar a los clientes y poder mantener esa cartera a la que antes hacíamos mención.
En este artículo, cubriremos los siguientes apartados:
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1. Estudiar el proyecto
Imagina que una ingeniería o un estudio de arquitectura demanda un proyecto determinado a una empresa instaladora. Por ejemplo, el proyecto consiste en montar una nave industrial en la que instalar una bandeja de conducción de línea de fuerza a ocho metros de altura. Antes de la redacción de cualquier presupuesto, la empresa instaladora debe preguntarse:
- ¿Dispongo de los conocimientos necesarios, de los medios técnicos y del personal adecuado para llevarlo a cabo? De no ser así, se deben contemplar procesos de subcontratación. Retomando el ejemplo de la “instalación de una bandeja de conducción de línea de fuerza a ocho metros de altura”, se necesitarán elevadoras que habrá que incluir en este presupuesto. ¿Disponemos de ellas internamente? Es esencial conocer y controlar desde un inicio las partidas del proyecto que tienen un origen externo.
- ¿Es viable técnicamente? Puede ocurrir que, por la manera en la que la instalación haya sido planteada por parte del ingeniero o arquitecto, no sea posible realizarla. Por ello, se debe valorar que el montaje de la ingeniería sea real y que esa infraestructura sea técnicamente viable. De no ser así, se deben replantear conceptos técnicos desde un inicio para asegurar que el presupuesto se ajusta a una necesidad real.
Es decir, analizar minuciosamente el proyecto de obra proporcionado por la empresa de ingeniería o el despacho de arquitectura es el primer paso para un cálculo correcto de un presupuesto de obra.
2. Tener muy claro el tipo de costes generados en la obra
A la hora de hacer un presupuesto de obra, se deben considerar los siguientes elementos (o partidas), los cuales implican costes específicos:
- Mano de obra implicada en la ejecución del proyecto. Este punto debe contemplar las horas dedicadas por el personal, pero también otros conceptos como:
- Desplazamientos y kilometraje.
- Dietas.
- Alojamiento.
- Materiales a necesitar. Es importante tener un detalle exhaustivo de todo lo que se va a precisar. Una vez definidos los materiales, existen soluciones como el Banco de Datos Multisectorial que mantiene actualizadas las tarifas de precios de más de 1.200 marcas del sector. Así, podemos asegurar que la asignación de precios es sencilla y automática.
- Materiales auxiliares o materiales accesorios, que servirán para cubrir posibles dificultades de montaje, así como el material de base que es igualmente necesario: cinta aislante, tornillos, bridas, etc.
En resumen, lo realmente importante es ser capaz de definir el desglose del proyecto a nivel de materiales, a nivel de mano de obra y a nivel de accesorios. Así, se pueden tener controladas todas las partidas asociadas a costes de ejecución.
3. ¿Cómo determinar de forma sencilla qué cantidad de material necesito para realizar el proyecto?
Una librería de unidades de obra es un catálogo (o base de datos) que contiene el desglose de todo lo necesario para la realización de distintas tareas dentro de una obra. En este desglose se incluye tanto la mano de obra, como los materiales necesarios y accesorios. En la siguiente imagen, se puede observar un ejemplo de una de estas librerías. Corresponde a la unidad de obra: “Aislamiento mediante el uso Cámaras Isover (panel arena basic-45)” de la librería de Preoc:
- La sección A contiene la descripción de la unidad de obra.
- La sección B desglosa los elementos que se necesitan para la ejecución de esta unidad de obra concreta y sus costes asociados:
- Así, para la realización de esta acción concreta se requiere de un oficial de primera y de un ayudante. La partida en el presupuesto se determina en función del tiempo en horas y su precio, por hora.
- El panel semirrígido lana mineral ARENA BASIC – 45m es exactamente el material que se necesita. Las unidades están determinadas por m2, el precio es por m2 y, por lo tanto, el importe final es la relación entre estos dos conceptos.
- Los costes indirectos se establecen sobre el total del importe. Permiten cubrir materiales auxiliares para la instalación.
¿Cómo hacer un presupuesto de obra utilizando las librerías del sector?
Como decíamos, las librerías son una base de datos de unidades de obra. Su principal ventaja es que aportan facilidad y permiten ahorrar tiempo a la hora de seleccionar las partidas de un presupuesto. Para disponer de estas librerías, tenemos distintas opciones:
- Se pueden escoger librerías estándar, creadas por agentes externos como, por ejemplo, el Colegio de Aparejadores de Guadalajara, PREOC o algunos organismos oficiales.
- O se pueden crear librerías propias, poco a poco, a medida que se realizan presupuestos. Disponer de un software de gestión empresarial facilitará la administración de estas librerías:
- En estos casos, el origen puede ser una librería externa, que se puede adaptar a las necesidades de cada empresa instaladora. O se puede crear una propia desde cero, guardando unidades de obra a medida que se elaboran proyectos.
Las librerías proporcionan agilidad a la hora de seleccionar las partidas a incluir en un presupuesto. De esta manera, el instalador puede invertir su tiempo en lo que realmente importa: estudiar el proyecto y adaptar al 100% estas librerías al mismo. Solo así podremos hacer presupuestos de obra rentables y diferenciadores. Este es precisamente el punto 4 que explicamos a continuación.
4. Revisar y recalcular los números: ¿Estamos haciendo un presupuesto rentable?
Este es el momento para realizar el cálculo final de un presupuesto de obra. Las partidas se revisan una a una para asegurar que se están teniendo en cuenta todos los elementos necesarios y que estamos aplicando el margen de beneficio que nos interesa. Este recálculo contemplará:
- El beneficio industrial deseado.
- El ajuste de costes por las características del proyecto.
- Recordemos que las librerías deben ajustarse al proyecto concreto. En el ejemplo del montaje de la línea de fuerza de la que hablábamos antes, no implicará el mismo número de horas hacerlo a nivel de tierra que a 8 metros de altura. Deben ajustarse los materiales y las horas dependiendo de las características específicas de cada obra.
- Un porcentaje de coste añadido debido al recargo financiero. Imaginemos que el proyecto es de larga duración. La empresa instaladora no va a cobrar de forma inmediata. Además, debido a la complejidad del proyecto, debe recurrir a financiación externa. Por estos motivos, sobre el importe total se realiza un recargo financiero, el cual permite la asunción de deudas que no se van a compensar en la facturación hasta dentro de un cierto período de tiempo.
- La actualización de costes de materiales, especialmente si no se dispone de soluciones como el Banco de Datos. Debemos asegurar que los precios utilizados son los reales.
- Actualizaciones en los costes de mano de obra. Una vez el importe total esté calculado, es decisión de la empresa reajustar valores para que sea más atractivo para el cliente. Por ejemplo, si es un cliente fidelizado, la mano de obra puede rebajarse en un tanto por ciento.
Es importante mencionar que cada presupuesto dependerá de la empresa que lo realice, del proyecto en sí y de la zona en la que se esté trabajando. Por lo tanto, el margen de beneficios será siempre diferente teniendo en cuenta estos factores.
5. Contar con un software de gestión que permita integrar los presupuestos con el global de la empresa
Hoy en día, existen herramientas de gestión empresarial como el ERP para empresas instaladoras y mantenedoras de Telematel. Esta solución incluye un módulo de presupuestación con el que las instaladoras sabrán perfectamente cómo hacer un presupuesto de obra ganador. Pero, además, permitirá vincular estos presupuestos con el área de contabilidad, gestión de cartera, departamento de compras, etc. De forma que la gestión general de la empresa resulta mucho más sencilla.
Así pues, un presupuesto de obra ganador debe permitir responder afirmativamente a la siguiente pregunta: ¿Estamos ante un proyecto viable económicamente para mi empresa que puedo asumir técnicamente?
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