Cada uno de nuestros productos debe tener un código único que lo identifique sin ambigüedades. Esto nos garantiza que no haya errores en las transacciones comerciales con nuestros clientes, reduciendo enormemente la tasa de devoluciones. Por ello, en el artículo de hoy, detallaremos las claves de una correcta codificación de productos. Concretamente, utilizaremos como ejemplo la codificación de materiales de la construcción
En este artículo, cubriremos los siguientes apartados:
1. ¿Qué significa exactamente codificar un producto?
Entendemos por codificación de productos el proceso de conversión en símbolos (letras, números u otros caracteres) de una determinada información con el fin de ser comunicada. En este caso, se trata de representar a través de un código cada uno de nuestros materiales para que puedan identificarse de forma inequívoca. En general, hay dos tipos de codificación principales que deben contemplarse:
1. La primera, una codificación estándar, muy utilizada en el sector de la construcción. Se trata del sistema GTIN, también conocido como código de barras EAN-13, que es un requisito indispensable para la venta y distribución de mercancías:
- Disponer de este código es necesario en el 95% de los marketplaces, incluidos Amazon, Leroy Merlin, Mano Mano, eBay y Aliexpress.
- Además, es también indispensable para un amplio número de almacenes de distribución de materiales, donde la implementación de lectores de códigos de barras en el sistema logístico mejora los procesos de recepción, inventario y expedición. Para implementar estas soluciones, se necesitan códigos únicos y universales.
2. La segunda, el uso de códigos propios, con una estructura variable y particular para cada compañía.
Veámoslos en detalle.
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2. Codificación de materiales estándar: GTIN
El código GTIN es un estándar de GS1, una organización mundial que lidera el desarrollo e implementación de estándares como el código de barras. Su representante en España es AECOC, la Asociación Española de Codificación Comercial.
El GTIN, más conocido como código de barras, es un código de identificación que se utiliza para identificar de una forma univoca un producto, su formato y sus respectivas agrupaciones (unidades de consumo o embalajes). En nuestro sector, las codificaciones de materiales más comunes son el GTIN-13 y el GTIN-14.
GTIN-13, ¿para qué se utiliza?
El GTIN-13 se utiliza para identificar el producto unitario, es decir, su unidad de consumo básica.
La estructura de este tipo de codificación de producto es la siguiente:
- Los primeros 7 números del código identifican a la empresa.
- Los siguientes 5 identifican los productos en sí. AECOC recomienda que se asignen estos números de manera secuencial, evitando utilizar cualquier proceso lógico.
- El ultimo dígito se obtiene a partir de un algoritmo en cuyo cálculo intervienen los 12 dígitos anteriores.
Para su correcta utilización, hay algunas precauciones que debemos tener en cuenta:
- El código GTIN-13 identifica un producto final, stockable y totalmente configurado. Un producto con dos colores deberá tener dos GTIN-13 diferentes.
- Las diferencias físicas y técnicas deben configurarse de manera individual.
- Por otro lado, no se deben reaprovechar los GTIN-13 cuando un artículo se haya descatalogado, para evitar conflictos con datos históricos.
GTIN-14, ¿para qué se utiliza?
Por su parte, el GTIN-14 se utiliza para identificar los diferentes tipos de agrupaciones de un producto. Recordemos que el GTIN-13 se utiliza para identificar el producto en su unidad de consumo básica.
De hecho, la estructura del tipo de codificación GTIN-14 es la que muestra la imagen. Al GTIN-13, tan solo debemos añadir una variable logística al inicio de la secuencia:
En la variable logística, se pueden asignar valores del 1 al 8 para identificar las diferentes agrupaciones. Por ejemplo: 1-Bolsa (10 u.), 2-Caja (50 u.) y 3-Palet (300 u.)
Un ejemplo de GTIN-14 para la bolsa de 10 unidades sería: 1 84 56789 01234 2
GTIN, su representación en códigos de barras.
Una vez identificados los productos y sus agrupaciones mediante el GTIN, se debe representar gráficamente mediante simbologías estándar, generando los códigos de barras. Estas representaciones en barras se imprimen directamente en el packaging o en etiquetas.
Estas representaciones están sujetas a normas muy estrictas de impresión para garantizar la correcta lectura, tamaño grosor y separación de las barras, etc. Por ejemplo, AECOC recomienda un ancho y alto máximo de 74,58 mm y 51,82 mm respectivamente, así como cualquier combinación de colores siempre que sean barras oscuras sobre fondos claros.
GTIN, su representación en códigos de barras.
Finalmente, una vez identificados los productos con un GTIN y su representación gráfica impresa en sus correspondientes embalajes, el ultimo paso consiste en compartir o sincronizar esta información con los clientes. Esto puede hacerse a través de formatos de catálogos como FabDis o BMEcat, tarifas, u otros canales de máxima difusión como GO!Catalog.
3. El SKU, la codificación de producto propia de cada fabricante
La generación de códigos propios de producto es diversa y variada. Se pueden utilizar códigos únicos, secuenciales, códigos lógicos estructurados por características, códigos numéricos y alfanuméricos, entre muchos otros:
- Algunos ejemplos podrían ser: 000001, 000002, VB001-2, NH87616, 10-20-13, 0001-14, etc.
- No hay un criterio único válido. Sin embargo, sea cual sea el criterio implementado en cada compañía, al transmitir esta información a los clientes, ya sea en formato digital o papel, cada código informado debe ser único y debe corresponder a un SKU.
Un SKU (Stock Keeping Unit) es una unidad de mantenimiento de stock, un indicador alfanumérico que permite individualizar los productos de un catálogo, identificándolos de forma clara y unívoca.
A continuación, veremos recomendaciones para dos situaciones clave: ¿cómo codificamos las variantes de un mismo artículo? ¿Y cómo codificamos productos relacionados?
Codificación propia: productos y sus variantes
A menudo, vemos catálogos y tarifas de fabricantes en los que se agrupan productos por lo que se conoce como “producto de marketing”, “producto catálogo” o “producto padre”. En estos casos, se utiliza un código base que se declina para identificar cualquier variación de un producto.
Un ejemplo sería la codificación 21213-XX-YY, donde las “x” e “y” se podrían combinar para especificar medidas, colores, composición, etc. de un mismo artículo. Algunos casos comunes de este tipo de codificación de materiales los encontramos, por ejemplo, en relés, luminarias de emergencia, rejillas y defensas de ventilación, radiadores, etc.
En estos casos, el código no es funcional cuando se tiene que compartir con clientes. ¿Por qué? Porque este tipo de procesos obliga al cliente a componerse códigos únicos, SKU, para poder comprar, vender o introducir el producto en su almacén.
La información digital que debemos enviar al cliente debería contener referencias únicas para cada artículo. Es decir, SKUs únicos, un código propio para cada variante del artículo.
Codificación propia: productos relacionados.
También es de gran ayuda para el cliente la divulgación de productos relacionados con cada SKU, que son aquellos compatibles con ese producto en concreto. Los productos relacionados pueden ser los componentes, accesorios, productos equivalentes, etc. Estos deben ser específicos para cada SKU, ya que no siempre se pueden asociar a todas las variantes de un producto. Además, esta información ofrece y facilita el cross-selling en cualquier marketplace, lo que facilita una compra adicional con tan solo un clic.
Por otro lado, además de la necesidad de facilitar los códigos internos únicos (SKUs) a los clientes, a menudo se puede complementar esta información con otros códigos representativos o relevantes destinados a segmentos o canales específicos.
- Códigos alternativos.
- Modelos o tipos.
- Referencias propias de cliente, etc.
4. ¿Necesitas ayuda?
En definitiva, la codificación de productos o materiales no sólo facilita la identificación de los artículos, sino otros procesos como el eCommerce o la logística; aligerando procesos de recepción, inventario y expedición. Por ello es importante que tengamos este proceso controlado. Es importante evitar las siguientes situaciones:
- Que el departamento de compras del cliente deba utilizar el teléfono o email para precisar o conocer el SKU de una variante o una combinación específica al realizar un pedido de compra.
- Que el fabricante no pueda procesar el pedido recibido automáticamente y su departamento de administración deba añadir manualmente el SKU solicitado en su sistema de gestión.
- Que no podamos vender en un marketplace por no disponer de una correcta identificación de cada uno de nuestros productos.
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