¿Qué es un ERP? ¿Qué Tipos de ERP existen?

Qué es un ERP

Hoy en día, es normal preguntarse qué es un ERP. Un sistema ERP es un programa informático que se utiliza para gestionar todos los procesos de una empresa de forma eficiente. Desde la generación de presupuestos y facturas, a la gestión de stocks, pedidos y compras. Sus siglas en inglés significan “Enterprise Resource Planning” y se traducen al español como “planificación de recursos empresariales”.

En un entorno de gran competitividad como en el que nos encontramos, su utilización es una de las claves para ganar eficiencia. No solo porque permite automatizar tareas. Sino también, porque facilita la toma de decisiones al centralizar la información de negocio de todos los departamentos de la compañía.

Qué ventajas tiene trabajar con un ERP

Ahora que sabemos qué es un ERP, pasaremos a ver qué ventajas tiene trabajar con un programa de este tipo. Y es que utilizar un ERP es un ejemplo claro de como la tecnología puede simplificar el trabajo diario.
En general permite:

Automatizar tareas que no ofrecen valor añadido al cliente. Por ejemplo, la facturación de productos o servicios, el seguimiento de impagos o la creación de presupuestos, albaranes y pedidos. De esta forma, se puede ahorrar tiempo para que los empleados puedan dedicarse a acciones más estratégicas. Y así, no solo estamos ahorrando costes, sino que, además, mejoramos la productividad y la eficiencia de los trabajadores.

Conocer la trazabilidad de todos los productos. Y de todos los documentos que se generan, sea cual sea su departamento.
Tener un mayor control de los procesos de negocio.
Centralizar la información y mejorar el flujo de datos entre los distintos departamentos. Así, facilitamos la toma de decisiones.
Dar mayor coherencia y homogeneización a los datos de negocio.
Y asegurar que están siempre en un entorno seguro, sin arriesgar una posible pérdida de información.

Todo ello suele contribuir a una mejora en los resultados de la compañía. Mayores márgenes, reducción de inventario innecesario, aumento de la productividad de empleados y mejores decisiones. En definitiva, un futuro más prometedor para la empresa.

Tipos de ERP que existen en el mercado

Existen diferentes tipos y clasificaciones de ERP según su diseño, instalación, especialización y tipo de código.

Según su diseño: ERPs a medida o predefinidos
- Como os podéis imaginar, las soluciones a medida implican un mayor coste y no suelen implantarse en Pymes. En este sentido, es importante saber que el desarrollo del software no se produce solamente en un momento inicial del proyecto. Sino que, con el paso del tiempo y según el mercado evoluciona, las empresas necesitan nuevas funcionalidades que se adapten a nuevas situaciones de negocio o nuevas leyes, entre otros posibles entornos. Por ello, solamente las empresas de mayor tamaño suelen optar por esta opción. Son muy costosos de mantener.
- Y sin embargo, un ERP predefinido tiene un beneficio principal. Las empresas externas, especialistas en el desarrollo de soluciones de gestión, se dedican a mantenerlo actualizado. Y es el cliente quien, a cambio de un fee mensual o anual, se beneficia de estos avances. Este tipo de ERP, además, suele caracterizarse por ser escalable. Es decir, funcionan a partir de módulos que pueden añadirse al software base para ampliar su funcionalidad si el cliente lo necesita.
Según el tipo de instalación: ERPs en la nube o locales
- A los ERP en la nube también se les conoce como “cloud” o “SaaS”. Son soluciones que están disponibles en internet y permiten el acceso a los datos desde cualquier dispositivo, en cualquier lugar. Esto hace que la flexibilidad que ofrecen sea su punto más destacado.
- Por su parte, un ERP local está alojado en los servidores de la propia empresa. Destacan por poder aportar una mayor confidencialidad. De todas formas, y cada vez más, los software cloud ofrecen soluciones más seguras que además, también incluyen backups de datos.
Según el nivel de especialización: ERPs verticales y horizontales
- Un ERP horizontal es más generalista y puede utilizarse en cualquier sector. Suelen necesitar de personalizaciones para adatar las funcionalidades generales a las necesidades concretas del sector o cliente.
- Sin embargo, un ERP vertical es un software diseñado específicamente para un sector concreto. Por ejemplo, Go!Manage es la solución que Telematel ha desarrollado para el sector de la construcción. Sus funcionalidades se han creado específicamente para profesionales de la instalación y distribuidores de materiales. Aquí vemos el ejemplo:

Funcionalidades para Go!Manage Instaladores

- Creación ágil de presupuestos de obra.
- Planificación y ejecución de obras.
- Optimización de compra de materiales de la construcción.
- Control de desviaciones de presupuesto y de la rentabilidad de cada proyecto.
- Facturación de obras.
- Etc.

Funcionalidades para Go!Manage Distribuidores

- Gestión de ventas.
- Gestión del aprovisionamiento para evitar roturas de stock, sobrestock, etc.
- Gestión logística mediante código de barras.
- Seguimiento de entrega de pedidos.
- Etc.

La última clasificación. ERPs según el tipo de código: abierto o privado
- Los ERPs de código abierto (“open source” o software libre) son soluciones gratuitas. Permiten que los desarrolladores accedan al código fuente para modificarlo y adaptarlo a las necesidades concretas de cada empresa.
- Por el contrario, los ERP de código cerrado o propietario son de pago. Este tipo de sistema suele ser la solución más común. El código pertenece a una empresa y el cliente paga para poder acceder al uso del programa. Estos proveedores desarrollan continuamente mejoras para el software y se adaptan continuamente a las nuevas necesidades del mercado.

¿Debo implantar un ERP en mi empresa? ¿Es adecuado para mi?

Todas aquellas empresas con visión de futuro y con previsión de crecimiento pueden beneficiarse de un ERP. Su uso es vital tanto para grandes compañías, como para medianas y pequeñas empresas. Si te identificas con esta situación, sigue informándote sobre las mejores opciones que hay disponibles.

Cómo elegir el mejor ERP

Elegir un ERP debe tratarse como una cuestión estratégica ya que tiene un impacto directo en el futuro de la compañía. Hoy te mostramos un resumen de cómo elegir el mejor ERP. Básicamente debes focalizarte en cuatro cuestiones principales:

Tus necesidades
El coste de adquisición
La capacidad de actualización y de integración que tenga la herramienta
Y el servicio de atención al cliente que pueda ofrecerte.

Analicémoslas con un poco más de profundidad:

Lo primero que debes preguntarte es qué necesidades concretas tienes. Una buena forma de saber si el ERP se adapta a tus requisitos es verificando su cartera de clientes. ¿Hay competidores directos que lo utilizan? Entonces es una buena señal.
El precio de adquisición es otro punto decisivo, aunque también puede resultar engañoso. Muchas veces lo barato puede salir caro, por lo que debemos entender muy bien qué funcionalidades concretas están incluidas en el contrato. Y lo más importante, las que no.
Invertir en un ERP es una decisión que afecta a largo plazo, pues vamos a utilizar el software durante años. Así, la capacidad de innovación y actualización es crítica. Es esencial garantizar que sus funcionalidades irán evolucionando para adaptarse a nuevos tiempos, nuevas leyes, cambios en los tipos impositivos y nuevas necesidades. Seguramente este servicio de actualización tenga un coste anual, que será necesario comprender.
Y finalmente, la atención al cliente. Es habitual que, una vez puesto en marcha, los usuarios requieran de asistencia. Incluso de formación. Los mejores ERPs tienen una amplia oferta en cuanto a estos servicios que serán de gran ayuda para las empresas.

Si quieres profundizar en esta cuestión, puedes dirigirte a este segundo artículo sobre cómo elegir el mejor ERP. Y si trabajas en el sector de la construcción, recuerda que podemos ayudarte. Consulta todas las características de nuestro ERP Go!Manage para instaladores y distribuidores.