Gestión Multialmacén en la Distribución

Multialmacén. Como su propio nombre indica, hoy hablamos de empresas que gestionan diferentes almacenes de forma simultánea como parte de su actividad. El prefijo “multi” implica necesariamente una gestión más compleja de los stocks. Pues, en las distribuidoras con varias delegaciones, siempre existirán interrelaciones que deban tenerse en cuenta en la gestión.

La operativa de las distribuidoras multialmacén: dos escenarios distintos.

Por norma general, en el sector de materiales, existen dos tipos de escenario:

El primero corresponde a las compañías que disponen de un almacén regulador o centro logístico. En estos casos, existe una delegación central que realiza todas las compras y se encarga de repartir los materiales entre los distintos puntos de venta.
El segundo atañe a empresas donde cada tienda realiza una gestión individualizada de los stocks. Es decir, compra y vende material en función de las necesidades de su zona concreta.

La decisión de optar por una fórmula u otra dependerá básicamente de la localización de las delegaciones. Esto es así porque los portes de transporte pueden llegar a ser muy elevados y generar grandes ineficiencias. En cambio, una empresa que opera solamente en una ciudad como Barcelona o Madrid, o en una comunidad autónoma pequeña, puede optar por un almacén regulador para facilitar la gestión.

En este punto adelantamos que los procesos de gestión pueden ser sencillos en ambos casos, siempre y cuando se haga uso de las herramientas adecuadas.

A priori: dificultades en la gestión multialmacén.

1) El problema logístico.

Como hemos comentado, transportar materiales siempre va a implicar un sobrecoste, por lo que, necesariamente, se genera una dificultad añadida que no tienen las empresas con un solo punto de venta.

2) Gestión del stock.

En el sector de materiales, existe una cultura arraigada de gestionar la compra de stock manualmente. La razón es que se trata de procesos muy sensibles y directamente relacionados con la tesorería de la empresa. Esta situación supone una dificultad añadida para las distribuidoras multilamacén, pues existe un mayor número de variables que influyen en los cálculos de compra de materiales. Se multiplican así las opciones de cometer errores, ya estén relacionadas con roturas o sobrestock.

3) Centralización

Disponer de varios almacenes implica multiplicar el origen de todos los procesos corporativos: generación de albaranes, pedidos, ventas; pero también, volumen de gastos, etc. Surge, por lo tanto, la necesidad de centralizar todos los datos para poder analizar los resultados y tomar buenas decisiones de negocio.

La clave del éxito en la gestión: el uso de un software multialmacén.

Para seleccionar la mejor solución a las dificultades multialmacén, es necesario que el software de gestión disponga de las funcionalidades adecuadas. Entre ellas:

a)La automatización de los procesos de compra

En el caso de Go!Manage, la herramienta propone una segmentación de todos los artículos según una clasificación ABC. Es decir, indica:

Los que aportan mucho valor a la empresa
Los que, sin aportar tanto valor, también tienen un peso significativo.
Y el resto, con una importancia casi residual. Mínima.

Generalmente, lo que nos encontramos es una proporción 20/80, donde el 20% de los materiales representa el 80% de los ingresos. Esta segmentación es puramente objetiva, pues está basada en datos reales del aplicativo. Sin embargo, no hay una recomendación de compra que encaje con todos los clientes.

En función del tipo de producto, de las distancias entre los puntos de venta y la inmediatez de la entrega por parte de los proveedores, el software genera propuestas de compra automática. De manera masiva y teniendo en cuenta, además, otros elementos clave como la demanda de años anteriores. De esta forma, el proceso de reaprovisionamiento se automatiza para todos los almacenes, permitiendo comprar menos, pero mejor. Se minimizan las roturas y se evita el sobrestock.

b)Un módulo DRP (Distribution Resource Planning) o transferencia de materiales de un almacén a otro.

El ERP también debe permitir generar solicitudes de material entre delegaciones. Además, este módulo informa del material que está “en tránsito”. Es decir, que ha salido de un almacén y está pendiente de recibirse en otro. Y permite identificar excedentes de stock en los distintos puntos de venta para poder organizar traspasos automáticos. Al fin y al cabo, lo que hace la informática es reducir la distancia física entre los almacenes, conectándolos para asegurar una localización fácil de todos los materiales.

c) Y la centralización de todos los datos.

Por defecto, la mayor parte de ERPs permite centralizar los datos de todas las delegaciones. Por ejemplo, del inventario, de la política de descuentos y del volumen de ventas para disponer de datos globales. A partir de aquí, los más avanzados como Go!Manage, permiten analizar: