Cómo Reducir Costes en una Empresa Distribuidora

Cuando hablamos de actividad empresarial y balance económico, es inevitable mencionar los costes. Aunque estos son, en muchos casos, necesarios para lograr ganancias, no podemos dejar de controlarlos. Incluso existen soluciones para reducirlos (y llegar a evitarlos). En el caso que hoy nos atañe, hablaremos de los más habituales e importantes en el sector de la distribución. Es decir, aquellos relacionados con las finanzas, el personal, el stock y la logística. También mencionaremos cómo el uso de herramientas tecnológicas y el análisis de procesos son imprescindibles para reducir costes en una empresa distribuidora. Acompáñanos en esta lectura y descubre cómo lograrlo.

1. Costes financieros

La situación económica de una empresa es la que determina la cantidad de costes financieros a los que esta deberá hacer frente. En general, las empresas saneadas podrán olvidarse de conceptos como los intereses bancarios y las comisiones que, ante contratos con el banco, son difíciles de reducir. Sin embargo, toda empresa distribuidora que quiera ser solvente puede trabajar en reducir otro tipo de costes financieros. Estamos hablando de los impagos a corto/medio plazo:

¿Qué es un impago y cómo evitarlo? Un impago se produce cuando se entrega material a un cliente y este se demora mucho en realizar el pago, o no lo realiza. Esto, sí o sí, se traduce en costes para la distribuidora: la empresa asume la salida de un material (previamente comprado) para el que no va a obtener la retribución planificada.
Por lo tanto, una buena gestión del control de riesgos, a la larga, puede representar una reducción de costes importante. Una posible forma de hacerlo es utilizando soluciones de gestión que incorporen funcionalidades para este problema concreto:
- El ERP de Telematel, por ejemplo, incorpora una colaboración con Axesor a través de la cual se accede a fuentes de información sobre morosidad e impagos. Así, antes de realizar una venta, se puede saber si el potencial cliente tiene un gran volumen de efectos impagados previos.
- Nuestro software también ofrece la posibilidad de automatizar las reclamaciones a los clientes. De esta forma, la distribuidora puede solicitar pagos pendientes sin necesidad de disponer de un administrativo que realice esta tarea continuamente.

2. Costes derivados del personal

Contar con personal genera costes importantes para cualquier empresa, que pueden desglosarse en:

Costes de contratación como las tramitaciones de altas y bajas de contratos.
El salario base y la Seguridad Social asociada al mismo.
Las formaciones y la organización del personal. Por una parte, las formaciones requieren de tiempo y recursos. Por la otra, contar con una organización de personal poco efectiva va en detrimento de la rentabilidad de la empresa.

Los costes de una empresa distribuidora pueden reducirse en este sentido si se dispone de:

Una buena política de retribución salarial.
Un buen programa de formación que asegure que los procesos corporativos sean más efectivos.
Y el uso de herramientas que permitan automatizar procesos mecánicos.

3. Una buena política de retribución salarial y formativa

Nuestra recomendación es definir una política salarial donde, parte del sueldo, dependa de un variable bien controlado y detallado. La clave está en que esta política genere situaciones win-win, donde ambos, el empleado y la empresa, obtengan beneficios:

Por ejemplo, en la distribución, hay costes camuflados que son importantísimos. Cada vez que uno de nuestros empleados entrega erróneamente un producto a un cliente implica que:
- Tengamos que llevar a cabo una devolución (con su coste administrativo asociado).
- Tengamos que asumir una nueva entrega (con el coste logístico asociado).
- Y tengamos que asumir otros costes indirectos como el uso de papel y electricidad.
En este sentido, se puede establecer una retribución basada en incentivos si el trabajador realiza bien sus tareas. Así, cada empleado trabajará proactivamente en el uso de metodologías que permitirán detectar posibles errores y solucionarlos a tiempo. Este esfuerzo se verá recompensado a final de mes.

Esta recompensa económica siempre será un buen motivo de retención de personal. Y a la larga, una reducción de costes formativos. Perder a un trabajador implica necesariamente que tengamos que invertir tiempo en formar a otro.

4. La automatización de tareas

En el sector de materiales, es esencial dedicar tiempo a analizar e identificar situaciones que no aporten valor directo al cliente. Estas situaciones deben automatizarse. Y en este sentido, la tecnología volverá a jugar un papel importante. Algunos ejemplos claros son:

La automatización del escaneo de albaranes.
O incluso, la firma de estos documentos en dispositivos digitales.

Este tiempo optimizado podrá utilizarse para realizar análisis que permitan:

Mejorar las condiciones de compra (y a su vez reducir costes).
Potenciar el servicio a cliente.
E incluso, a identificar nuevas oportunidades de negocio. Esto puede lograrse a través de soluciones de Business Intelligence, específicas para la distribución.

5. Los materiales generan beneficios, pero ¡cuidado! Mal gestionados también producen costes en una distribuidora

En artículos anteriores, explicamos la problemática de los materiales obsoletos y del sobrestock. Estos fenómenos se producen cuando la gestión de almacenes se realiza de manera ineficiente. Es importante tenerlos muy en cuenta ya que tienen un impacto directo en los costes y en la pérdida de márgenes.

El software de Telematel ReadyStocks posibilita controlar estos fenómenos. La solución dispone de indicadores con los que identificar a tiempo:

Artículos de menor rotación que corren peligro de convertirse en obsoletos.
Compras innecesarias que produzcan sobrestock.

6. Costes logísticos

Cuando determinamos los costes logísticos en la distribución, debemos tener en cuenta el tipo de almacén. No es lo mismo hablar de una distribuidora de materiales pequeña con un almacén local, que hacerlo de una empresa nacional o regional. En el primer caso, el reparto de los pedidos de clientes puede realizarse por conductores propios o autónomos. Algo que reduce bastante los costes logísticos. Pero si se trata de una empresa más grande, con sede en un lugar y almacén en otro, hay que estudiar las opciones de reparto más rentables para la empresa. Lógicamente, jamás se deberá poner en juego la calidad del servicio de entrega, pues este es uno de los pilares fundamentales que ayudarán a completar la experiencia de compra del cliente. Recordemos que un cliente satisfecho es (muy probablemente) un cliente fidelizado.

Existen soluciones móviles como Mobile Entregas que permite ahorrar tiempo y costes en las tareas de reparto. Por ejemplo:

Este software permite que el repartidor disponga del albarán en formato digital y el cliente lo firme en un dispositivo móvil. El albarán firmado formará parte del sistema de forma automática sin tener que dedicar tiempo a su escaneo.
Pero, además, gracias a esta solución, el repartidor conoce la localización exacta de los puntos de entrega. Así, se pueden organizar las tareas por zonas geográficas. Y también se pueden incorporar entregas de última hora, si coinciden con la localización de reparto.

Como ves, analizando muy bien los procesos de una empresa distribuidora, se pueden detectar políticas de retribución y tecnología con las que ahorrar tiempo, automatizar procesos y mejorar la calidad de servicio. Todo esto contribuye en la reducción de los costes de una empresa distribuidora y la mejora de su reputación.